Outsourcing kadr i płac- dlaczego warto?

Prowadzenie działu kadr i płac w firmie to proces nie tylko pracochłonny, ale i generujący spore koszty. Innym rozwiązaniem, z którego coraz częściej korzystają zarówno małe, jak i duże firmy, jest outsourcing kadr i płac. Przedsiębiorcy przekazują tym samym część swoich obowiązków zewnętrznej firmie, wyspecjalizowanej w danym obszarze. Korzystanie z takich usług pozwala zoptymalizować koszty, daje dostęp do profesjonalnej obsługi oraz narzędzi. Ponadto oszczędza czas przedsiębiorców, którzy nie muszą zajmować się ani właściwym doborem pracowników, ani właściwą organizacją kolejnego działu w firmie.

outsourcing payroll

Pracownicy działu kadr i płac muszą mieć bardzo dobrą wiedzę na temat prawa pracy i ubezpieczeń społecznych czy prawa podatkowego. Dziś standardem jest także, że dobry pracownik takiego działu posiada również odpowiednie kompetencje miękkie. Już samo zatrudnienie takiego pracownika jest kosztowne, a trzeba przecież zapewnić mu odpowiednie narzędzia, a przy tak często zmieniających się przepisach, również szkolenia.

Zalety outsourcingu payroll

Ograniczenie kosztów nie jest jedynym powodem dla którego warto rozważyć outsourcing payroll. Zanim jednak zaczniemy rozważać wady i zalety payrollu, czyli w największym skrócie zlecenie obsługi kadrowo-płacowej, pewnie wielu z nas zada sobie pytanie: "Payroll - co to jest?". Taki mode organizacji procesów kadrowo-płacowych ogranicza naszą odpowiedzialność za błędy pracowników- zwykle firmy świadczące takie usługi przejmują odpowiedzialność przed urzędami. Nie bez znaczenia jest też fakt, że firmy usługowe gwarantują nam ciągłą dostępność do usług, a zatrudniając własnych pracowników musimy zdawać sobie sprawę, że mogą pojawić się trudności związane z przerwami urlopowymi i chorobowymi. Dodatkowo nie musimy obawiać się, że połączymy zbyt wiele funkcji u jednego pracownika przez co payroll lub procesy kadrowe będą narażone na nadużycia.

outsourcing kadr i płac

Usługi w ramach outsourcingu payroll

Zakres usług na jakie możemy liczyć decydując się na outsourcing kadr i płac jest zwykle dość szeroki, ale jego podstawowy zakres obejmuje zwykle:
- prowadzenie akt pracowniczych i sporządzanie dokumentacji pracowniczej,
- prowadzenie ewidencji nieobecności (urlopy, zwolnienie lekarskie itp.),
- rejestrowanie pracowników i członków ich rodzin w ZUS,
- ewidencja i rozliczanie czasu pracy,
- naliczanie wynagrodzeń i przygotowanie plików przelewowych,
- monitoring istotnych terminów takich jak zakończenie umów o pracę, ważność badań okresowych czy powrotów z urlopów macierzyńskich,
- przygotowanie deklaracji do ZUS, PFRON i GUS (w zakresie zatrudnienia),
- przygotowanie raportów i zaświadczeń zgodnie z wymogami klienta.